Information zur Umsetzung der datenschutzrechtlichen Vorgaben nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) der Hochschule für Wirtschaft und Recht Berlin (HWR Berlin) bei der Vergabe von öffentlichen Aufträgen
Die Vergabestelle der HWR Berlin verarbeitet im Rahmen der Vergabe öffentlicher Aufträge neben unternehmensbezogenen auch personenbezogene Daten. Mit diesem Datenschutzhinweis möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten informieren.
1. Wer ist verantwortlich für die Datenverarbeitung?
Hochschule für Wirtschaft und Recht Berlin
Vergabestelle / Referat Beschaffung
Badensche Str. 52 10825 Berlin
vergabe@hwr-berlin.de
2. Wie sind die Kontaktdaten der/des Datenschutzbeauftragten?
Behördlicher Datenschutzbeauftragter der HWR Berlin
Vitali Dick (HiSolutions)
datenschutz@hwr-berlin.de
3. Was sind die Rechtsgrundlage und der Zweck der Verarbeitung der personenbezogenen Daten?
Die Vergabestelle der HWR Berlin hat bei der Vergabe öffentlicher Aufträge Vergaberecht zu beachten. Dazu gehören insbesondere das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), die Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV), die Unterschwellenvergabeordnung für Liefer- und Dienstleistungsaufträge (UVgO), das Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz (BerlAVG), die Landeshaushaltsordnung (LHO) sowie die Verwaltungsvorschrift Beschaffung und Umwelt (VwVBU).
Die Verarbeitung personenbezogener Daten dient der Durchführung des Vergabeverfahrens und erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c i. V. m. Art. 6 Abs. 3 DSGVO.
Ohne die Daten sowie die erforderlichen Auskünfte kann kein Zuschlag erteilt werden, da abgegebene Angebote unvollständig und damit auszuschließen sind.
Die Vergabestelle der HWR Berlin verweist in diesem Zusammenhang auch auf § 3 Berliner Datenschutzgesetz.
4. Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?
Wir erheben, verarbeiten und nutzen die Daten, die Sie uns im Rahmen des Vergabeverfahrens zur Verfügung stellen. Das sind insbesondere:
- Persönliche Kontaktdaten und Namen von Bietern, soweit es sich um natürliche Personen oder Personengesellschaften handelt, und Kontaktdaten von Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern der Bieter (z.B. Vor- und Nachname, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer),
- Daten zur Qualifikation/Eignung eingesetzter Beschäftigter des Bieters, Referenzen über in der Vergangenheit ausgeführte vergleichbare Leistungen.
Eine Datenerhebung darüber hinaus erfolgt nur, sofern wir dazu rechtlich verpflichtet sind oder Sie eingewilligt haben.
5. Wie verarbeiten wir diese Daten?
Ihre Daten werden im Rahmen des Vergabeverfahrens dokumentiert und der Vergabeakte beigelegt. Für die Daten gelten die landesrechtlichen Aufbewahrungsfristen für Vergabeunterlagen, sodass diese zehn Jahre vorgehalten werden müssen.
6. Werden die personenbezogenen Daten weitergegeben?
Alle personenbezogenen Daten, die im Rahmen der gesetzlichen Verpflichtungen verarbeitet werden, werden nur dann weitergegeben, wenn die Übermittlung gesetzlich zulässig ist oder Sie in die Übermittlung eingewilligt haben.
Zu den Empfängern aufgrund einer gesetzlich zulässigen Übermittlung können insbesondere gehören:
- Unterlegene Bieter, die einen Antrag nach § 62 Abs. 2 VgV stellen bzw. gemäß 46 Abs. 1 UVgO die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebotes sowie den Namen des erfolgreichen Bieters zu unterrichten sind.
- Bei der Vergabe öffentlicher Aufträge bei einer Auftragssumme ab 30 000 Euro (ohne Umsatzsteuer) muss der öffentliche Auftraggeber für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister (ab 01.06.2022: Wettbewerbsregister) einholen.
- Die Stelle zur Nachprüfung behaupteter Verstöße gegen Vergabebestimmungen (Vergabekammer).
- Gerichte im Falle von Klagen.
7. Wie lange werden personenbezogene Daten verarbeitet?
Für die Verarbeitung und Speicherung der personenbezogenen Daten gelten die landesrechtlichen Aufbewahrungsfristen für Vergabeunterlagen.
8. Welche Rechte haben betroffene Personen?
Sie haben nach der DSGVO verschiedene Rechte. Nähere Informationen ergeben sich insbesondere aus Art. 15 bis 18 und 21 DSGVO.
In einigen Fällen gilt, dass das Recht nicht in Anspruch genommen werden kann oder darf. Sofern dies gesetzlich unzulässig ist, teilen wir Ihnen den Grund für die Verweigerung mit.
Recht auf Auskunft
Es besteht ein Recht auf Auskunft der von der Vergabestelle verarbeiteten personenbezogenen Daten.
Recht auf Berichtigung
Es besteht ein Recht auf Berichtigung, sofern die personenbezogenen Daten der betroffenen Person nicht (mehr) zutreffend sind. Bei unvollständigen Daten kann – unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung – eine Vervollständigung verlangt werden.
Recht auf Löschung
Die betroffene Person kann die Löschung ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Der Anspruch hängt jedoch u.a. davon ab, ob die Daten noch zur Erfüllung der Aufgaben benötigt werden.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Die betroffene Person hat das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen. Die Einschränkung steht einer Verarbeitung nicht entgegen, soweit an der Verarbeitung ein wichtiges öffentliches Interesse besteht.
Recht auf Widerspruch
Soweit die personenbezogenen Daten der Betroffenen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO verarbeiten werden, hat die betroffene Person das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der sie betreffenden Daten zu widersprechen, sofern nicht ein überwiegendes öffentliches Interesse oder eine Rechtsvorschrift dem entgegensteht. Ebenso kann entgegenstehen, wenn die Verarbeitung für die Durchführung des Vergabeverfahrens oder die Abwicklung des Vertrages weiterhin erforderlich ist.
Der Widerspruch ist an die Vergabestellezu richten.
Recht auf Widerruf
Jede betroffene Person hat das Recht, sofern personenbezogene Daten auf der Grundlage einer Einwilligung verarbeitet werden, diese Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt von dem Widerruf unberührt.
Der Widerruf ist an die Vergabestelle zu richten.
Recht auf Beschwerde
Jede betroffene Person kann sich unbeschadet anderweitiger Rechtsbehelfe mit einer Beschwerde an den Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit wenden, wenn sie der Auffassung ist, dass die Auskunft gebende Stelle ihren Pflichten nicht oder nicht in vollem Umfang nachgekommen ist.
Kontaktdaten des/der Landesdatenschutzbeauftragten:
Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Friedrichstr. 219
10969 Berlin
Tel.: +49 (0)30 13889-0
Fax: +49 (0)30 2155050
E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de