Data privacy statement in accordance with the GDPR
1. Name und Anschrift des Verantwortlichen
Die Verantwortliche im Sinne der Datenschutz‐Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen lautet:
HWR Berlin
Alumni-Management
Badensche Straße 52 10825 Berlin
alumni@hwr-berlin.de
2. Name und Anschrift des behördlichen Datenschutzbeauftragten
HWR Berlin
Klaus Hoogestraat (ITM Management & Consulting GmbH)
Badensche Str. 52
10825 Berlin
datenschutz@hwr-berlin.de
3. Informationen zur Datenverarbeitung für das HWR-Alumni-Netzwerk
3.1 Zwecke der Verarbeitung im HWR-Alumni-Netzwerk
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt zu folgenden Zwecken:
- Kontaktaufnahme der HWR Berlin
- Einladung zur Absolventenbefragung
- Einladung zu Veranstaltungen der HWR Berlin
- Kontaktaufnahme zum Zwecke der Zusammenarbeit bei relevanten Themen, um Alumni spezifisch und zielgerichtet ansprechen zu können
- Erhalten von Informationen von der HWR Berlin und Unternehmenspartnern
- Rechtsgrundlage für die Verarbeitung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten zu den in 4.1 genannten Zwecken ist die Einwilligung der Alumni in die Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Es besteht weder eine vertragliche noch eine gesetzliche Verpflichtung die Daten bereit zu stellen. Die Einwilligung ist freiwillig.
- Arten und Kategorien von personenbezogenen Daten
Wir verarbeiten von den Alumni zu den in 4.1 genannten Zwecken folgende Kategorien und Arten von Daten:
Stammdaten
Anrede (erforderlich für die korrekte Ansprache)
Titel (kein Pflichtfeld, erforderlich für die korrekte Ansprache)
Name, Vorname (erforderlich für die korrekte Ansprache)
Geburtsjahr/-tag (erforderlich zur Vermeidung von Dubletten)
E-Mail-Adresse/n (um Alumni über das Studium hinaus kontaktieren zu können)
Adresse/Land (kein Pflichtfeld; erforderlich für den postalischen Versand)
Studiendaten National
Abschluss/Hochschule/Name der Hochschule/Land der Hochschule/
Fachbereich/Studiengang/Oberkategorie Studiengang (Pflichtfelder)
Abschlussjahr (Pflichtfeld)
Vorgängereinrichtungen (kein Pflichtfeld)
Duales Studium ja/nein (Pflichtfeld)
Zusätzliches Freifeld für FB2-Studierende (dual): Partnerunternehmen (kein Pflichtfeld)
Die Studiendaten National sind erforderlich als Filterfunktion für eine zielgruppengerechte Ansprache, die Angabe der Vorgängereinrichtungen dient zur Identifikation und Zuordnung älterer Alumni.
Studiendaten International
Auslandsstudium: Land (Pflichtfeld)
Doppelabschlussprogramm (trifft nur fpr FB 1 zu) / Partnerhochschule Doppelabschlussprogramm (Pflichtfeld)
Austauschprogramm/Partnerhochschule Austauschprogramm (Pflichtfeld)
Die Studiendaten International sind erforderlich als Filterfunktion für eine zielgruppengerechte Ansprache.
Berufsdaten
Tätigkeit (kein Pflichtfeld)
Branche (kein Pflichtfeld)
Arbeitgeber (kein Pflichtfeld)
Unternehmen gegründet (kein Pflichtfeld)
Die Berufsdaten sind erforderlich, um Werdegänge von HWR-Alumni verfolgen zu können und diese z.B. als Lehrbeauftragte und Experten für Veranstaltungen und Diskussionen ansprechen zu können.
Gründungsdaten
Ich bin/war Teilnehmer/in im Gründungszentrum der HWR Berlin/Startup Incubator Berlin (SIB) (kein Pflichtfeld)
Ich bin/war Gründer*in (kein Pflichtfeld)
Ich bin/war Co-Founder (kein Pflichtfeld)
Das Startup existiert noch: ja/nein (kein Pflichtfeld)
Die Gründungsdaten sind erforderlich, um Werdegänge von HWR-Gründer/innen verfolgen zu können und diese gezielt ansprechen zu können.
Sonstiges
Engagement (kein Pflichtfeld, für Anfragen)
Newsletter (Pflichtfeld, für den Erhalt des Newsletters)
Datenschutz (Pflichtfeld, Kenntnisnahme Datenschutzerklärung)
3.4 Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten
Eine Übermittlung von Alumni-Daten an Dritte ist ausdrücklich untersagt. Bei Anfragen seitens Dritter wird der Kontakt ausschließlich über das HWR-Alumni-Management hergestellt.
3.5 Übermittlung der Daten in ein Drittland oder eine int. Organisation
Eine Übermittlung von Alumni-Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation erfolgt nicht.
3.6 Speicherung der Daten und Löschfristen
Die Daten werden ausschließlich in Deutschland bzw. der EU gespeichert. Die Daten werden gespeichert bis die Einwilligung widerrufen wird oder sobald der Alumni per Email nicht erreichbar ist und eine dreifache Fehlermeldung über Unzustellbarkeit eingeht. Daneben werden die Daten gelöscht, wenn ein Alumnus vom Recht zur Löschung nach Art. 13 (2) b DSGVO der Daten Gebrauch macht.
3.7 Herkunft der Daten
Die Daten werden ausschließlich von Ihnen erhoben. Es werden keine Daten von Dritten erhoben.
3.8 Auftragsverarbeitung
Die durch die Alumni freiwillig bereitgestellten Daten werden in der Verantwortlichkeit der
HWR Berlin verarbeitet. Zur Durchführung der Verarbeitung bedienen wir uns eines Auftragsverarbeiters. Dieser wurde von uns in einem Prüfverfahren sorgsam ausgewählt. Hierbei wurden dessen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen zur Gewährleistung eines angemessenen Datenschutzniveaus einer Betrachtung unterzogen.
Die HWR Berlin ist der Ansprechpartner für Betroffene und für die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben zuständig. Prinzipiell kann sich der Betroffene jedoch auch an den Auftragsverarbeiter zur Durchsetzung seiner Betroffenenrechte wenden. Dieser haftet jedoch nur gegen speziell ihm auferlegte Pflichten.
Der Auftragsverarbeiter stellt die Webapplikation, die Datenbanken, Server sowie die Wartung der Applikation zur Verfügung. Es handelt sich um:
Stellenticket GmbH
Oderberger Str. 56
10435 Berlin
Tel.: +49 30 57707448-0
Fax: +49 30 57707448-9
E-Mail: info@stellenticket.de Web: www.stellenticket.de
3.9 Einsatz von Cookies
Cookies sind kleine Textdateien, die Informationen enthalten, die bei Aufrufen unserer Webseite von unserem Webserver an Ihren Browser gesandt werden. Beim Aufruf der Webseite wird hierbei ein Session Cookie gesetzt.
Das Session-Cookie wird für die Dauer der Nutzung der Webseite gespeichert. Hierbei wird lediglich eine Session ID beim Nutzer gespeichert. Das Cookie authentifiziert den Nutzer gegenüber dem System. Nachdem die Sitzung beendet wird, wird das Session-Cookie gelöscht. Eine darüber hinausgehende Verwendung des Session-Cookies findet nicht statt.
Das Cookie ist zur Funktion unserer Website unbedingt erforderlich und können in unseren Systemen nicht deaktiviert werden. Dies ist erforderlich, um die Datensicherheit zu gewährleisten und unbefugten Zugriff auf fremde Daten zu verhindern. Da es sich um ein unbedingt erforderliches Cookie eines von Ihnen angeforderten Dienstes handelt, ist keine Einwilligung notwendig. Sie können das Setzen von Cookies durch unsere Webseite jederzeit mittels einer entsprechenden Einstellung des genutzten Webbrowsers verhindern und damit der Setzung von Cookies dauerhaft widersprechen.
4. Allgemeine Informationen zur Datenverarbeitung der HWR Berlin
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- Anwendungsbereich
Diese Datenschutzerklärung gilt für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit dem Alumni-Netzwerk der HWR Berlin gemäß Art. 4 Ziff. 1 DSGVO sowie Art. 4 Ziff. 2 DSGVO.
- Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten
Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer/innen grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung eines funktionsfähigen Angebots sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Nutzer/innen erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des/der Nutzer/in. Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.
- Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten
Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a) EU‐ Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) als Rechtsgrundlage. Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind. Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der die HWR Berlin unterliegt, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO als Rechtsgrundlage.
Für den Fall, dass lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich machen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO als Rechtsgrundlage.
- Datenlöschung und Speicherdauer
Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht, sobald der Verarbeitung widersprochen wurde.
- Rechte der von der Verarbeitung betroffenen Person
Die von der Verarbeitung betroffene Person verfügt gemäß Art. 13 – 23 DSGVO über Rechte, welche gegenüber der HWR Berlin geltend gemacht werden können. Eine Übersicht der wichtigsten Rechte ist nachfolgend aufgeführt:
- Informationspflicht bei Erhebung von personenbezogenen Daten nach Art. 13 DSGVO
- Informationspflicht, wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben wurden nach Art. 14 DSGVO
- Recht auf Auskunft über beim Verantwortlichen (HWR Berlin) gespeicherte Daten nach Art. 15 DSGVO
- Recht auf Berichtigung über beim Verantwortlichen (HWR Berlin) gespeicherte Daten nach Art. 16 DSGVO
- Recht auf Löschung über beim Verantwortlichen (HWR Berlin) gespeicherte Daten nach Art. 17 DSGVO
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung über beim Verantwortlichen (HWR Berlin) gespeicherte Daten nach Art. 18 DSGVO
- Mitteilungspflicht im Zusammenhang mit der Berichtigung oder Löschung personenbezogener Daten oder der Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 19 DSGVO
- Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO, nach welchem die betroffene Person die sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten
- Recht jederzeit gegen die Verarbeitung von personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstaben e oder f erfolgt zu widersprechen nach Art. 21 DSGVO
- Recht auf Benachrichtigung der von einer Verletzung des Schutzes personenbezogener
Daten betroffenen Person nach Art. 34 DSGVO
4.6 Auskunftsrecht
Sie können von der HWR Berlin eine Bestätigung darüber verlangen, ob personenbezogene Daten, die Sie betreffen, von uns verarbeitet werden.
Liegt eine solche Verarbeitung vor, können Sie von der HWR Berlin über folgende Informationen Auskunft verlangen:
- Die Zwecke, zu denen die personenbezogenen Daten verarbeitet werden
- Die Kategorien von personenbezogenen Daten, welche verarbeitet werden
- Die Empfänger/innen bzw. die Kategorien von Empfänger/innen, gegenüber denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden oder noch offengelegt werden
- Die geplante Dauer der Speicherung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten oder, falls konkrete Angaben hierzu nicht möglich sind, Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer
- Das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, eines Rechts auf Einschränkung der Verarbeitung durch den hierfür Verantwortlichen bzw. die hierfür Verantwortliche oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung
- Alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten, wenn die personenbezogenen Daten nicht bei Ihnen erhoben werden
- Recht Auskunft darüber zu verlangen, ob personenbezogenen Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt werden. Wenn dies der Fall ist, sind
4.7 Ausübung der Rechte
Um die Rechte der betroffenen Person auszuüben, kann diese eine Anfrage über unser Webportal unter folgendem LINK[1] stellen.
Es besteht ferner das Recht, die datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen, wobei der Widerruf die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung nicht berührt (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Der Widerruf der Einwilligung erfolgt ebenfalls über obigen Link.
In Streitfällen kann sich der/die Betroffene auch an den behördlichen Datenschutzbeauftragten wenden. Hierfür schickt der Nutzer eine E-Mail an datenschutz@hwr-berlin.de oder eine postalische Nachricht.
Der/die Betroffene hat ferner das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde über die HWR Berlin zu beschweren. Die zuständige Aufsichtsbehörde im Land Berlin ist
Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Friedrichstr. 219 10969 Berlin
mailbox@datenschutz-berlin.de
4.8 Datensicherheit
Um die Sicherheit Ihrer Daten angemessen und umfassend bei der Verarbeitung und insbesondere der Übertragung zu schützen, verwenden wir, soweit erforderlich und orientiert am aktuellen Stand der Technik, entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten. Sofern an der
Verarbeitung ein Auftragsverarbeiter beteiligt ist, wählen wir diesen sorgsam aus und prüfen die Einhaltung der Vorgaben aus Art. 28 DSGVO.
5. Stand, Änderungen und Geltung der allgemeinen Datenschutzerklärung der HWR Berlin
Diese allgemeine Datenschutzerklärung hat den Stand 11/2021. Wir behalten uns vor, diese
Datenschutzerklärung regelmäßig zu aktualisieren, um den aktuellen rechtlichen
Anforderungen und technischen Änderungen Rechnung zu tragen sowie um unsere Dienstleistungen und Angebote datenschutzkonform umzusetzen. Wir informieren Sie bei wesentlichen Änderungen der rechtlichen Rahmenbedingungen. Ergeben sich Änderungen an
den unter Absatz 4 genannten Punkten, werden wir eine hierauf angepasste Einwilligungserklärung an die Alumni versenden.
[1] https://dsgvo2.ds-manager.net/jd8g73mg9/anfrage_meldung.html?key=5oZEoda8bochZmO9