Die HWR darf die ihr anvertrauten personenbezogenen Daten nicht ohne Begrenzung speichern. Sie muss sicherstellen, dass Daten, die für den Verarbeitungszweck nicht mehr erforderlich sind, nach Wegfall datenschutzgerecht gelöscht werden. Hierzu bietet es sich an konkrete Löschfristen zu definieren und die Datenbestände in regelmäßigen Abständen auf Einhaltung der Fristen zu kontrollieren. Zahlreiche, der an der HWR genutzten IT-Programme bieten die Möglichkeit zur Definition automatischer Löschfristen.
In der DSGVO sind keine Regel-Löschfristen festgeschrieben. Sie überlässt es den Verantwortlichen personenbezogene Daten „unverzüglich zu löschen“ , sobald das Interesse an der Speicherung entfällt, welches die Verarbeitung rechtfertigte. Dies gilt jedoch nicht, wenn eine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung greift.