Datenschutzerklärung

1.      Name und Anschrift des Verantwortlichen

HWR Berlin

Badensche Straße 52

10825 Berlin

Vertreten durch Andreas Zaby

praesident@hwr-berlin.de

2.      Name und Anschrift des behördlichen Datenschutzbeauftragten

Klaus Hoogestraat (ITM Management & Consulting GmbH)
Badensche Str. 52
10825 Berlin
datenschutz@hwr-berlin.de

3.      Datenverarbeitung im Verfahren „Aufzeichnung von Webkonferenzen mit MSTeams“

3.1.  Zwecke der Verarbeitung

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt zu folgenden Zwecken:

• Aufzeichnung von Webkonferenzen im Onlineformat unter Nutzung des Webkonferenzsystems Microsoft Teams
• Die Aufzeichnung soll den Teilnehmern der Webkonferenz, ermöglichen, die Webkonferenz nochmals im Nachgang zu betrachten, sofern dies didaktisch wichtig ist.

3.2.  Microsoft Teams

Zur Aufzeichnung verwenden wir Microsoft Teams. Ergänzende Informationen zum Datenschutz in Sachen Teams finden Sie unter folgendem Link Datenschutzerklärung MS 365^[1].

3.3.  Rechtsgrundlage für die Verarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist die Einwilligung des Teilnehmers, deren personenbezogene Daten in der Aufzeichnung enthalten sind, in die Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Es besteht weder eine vertragliche noch eine gesetzliche Verpflichtung die Daten bereit zu stellen. Die Einwilligung ist freiwillig. Sie gilt für den Teilnehmer als erteilt, wenn er an der Webkonferenz teilnimmt. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bleibt bis zum Widerruf der Einwilligung unberührt.

3.4.  Arten und Kategorien von personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten zu den in 3.1 genannten Zwecken folgende Kategorien und Arten Daten vom Nutzer:

 

Datenkategorien	Datenarten	Kategorien Betroffener	Erforderlich für
Aufzeichnungen in Form von Dateien	Video-, Audio- und Textdaten	Nutzer von Teams, Beschäftigte, Lehrende, Lehrbeauftragte, Studierende, externe Nutzer	Die Bereitstellung der Aufzeichnung an den Teilnehmenden und Verwendung außerhalb der Livesitzung
Stammdaten	Name, Vorname, ggf. Mailadresse

 

3.5.  Löschfristen

Wir löschen die personenbezogenen Daten nach folgenden Fristen:

 

Datenkategorien	Löschfrist
Aufzeichnungen, Stammdaten	a)       Sobald die Einwilligung widerrufen wird oder b)      es erfolgt eine Sperrung 12 Monate nach Erstellung der Aufzeichnung für gespeicherte Aufzeichnungen mittels automatischem Skript oder c)       nach 180 Tagen (Studierende) bzw. 60-90 Tage (Beschäftigte. Lehrende) nach Austritt aus der HWR Berlin

 

Daneben werden die Daten ggf. gelöscht, sobald der Nutzer von seinem Recht zur Löschung nach Art. 13 (2) b DSGVO der Daten Gebrauch.

3.6.  Empfängern der personenbezogenen Daten und Übermittlung der Daten in ein Drittland oder eine int. Organisation

Innerhalb der Hochschule (interne Empfänger) können die Aufzeichnungen vom jeweiligen Aufzeichnungsinitiator und den weiteren Zugriffsberechtigten verarbeitet werden. Daneben verfügt die IT-Abteilung (Administratoren) zur Wartung und Fehlerbehebung einen Wartungszugang zu den Aufzeichnungen.

3.7. Profiling oder automatisierte Entscheidungen

Die HWR Berlin führt kein Profiling oder automatisierte Entscheidungen durch.

4.      Allgemeines zur Datenverarbeitung

4.1.  Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies erforderlich ist.

4.2.  Rechte der von der Verarbeitung betroffenen Person

Die von der Verarbeitung betroffene Person verfügt gemäß Art. 13 – 23 DSGVO über Rechte, welche gegenüber der HWR Berlin geltend gemacht werden können. Eine Übersicht der wichtigsten Rechte ist nachfolgend aufgeführt:

• Recht auf Widerruf der Einwilligung nach Art. 7 (2) DSGVO
• Recht auf Auskunft über beim Verantwortlichen (HWR Berlin) gespeicherte Daten nach Art. 15 DSGVO
• Recht auf Berichtigung über beim Verantwortlichen (HWR Berlin) gespeicherte Daten nach Art. 16 DSGVO
• Recht auf Löschung über beim Verantwortlichen (HWR Berlin) gespeicherte Daten nach Art. 17 DSGVO
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung über beim Verantwortlichen (HWR Berlin) gespeicherte Daten nach Art. 18 DSGVO
• Mitteilungspflicht im Zusammenhang mit der Berichtigung oder Löschung personenbezogener Daten oder der Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 19 DSGVO
• Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO
• Recht gegen die Datenverarbeitung zu widersprechen, sofern die Verarbeitung nach Art. 6 (1) e DSGVO für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt oder die Verarbeitung nach Art. 6 (1) f DSGVO zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich ist nach Art. 21 DSGVO.
• Recht nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die ihr gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.
• Recht auf Benachrichtigung nach Art. 34 DSGVO der von einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten betroffenen Person.

4.3.  Ausübung der Rechte

Möchten Sie von Ihren obigen Rechten Gebrauch machen, wenden Sie sich bitte an den oben genannten Datenschutzbeauftragten oder stellen Sie die Anfrage unter dem Link^[2].

4.4.  Beschwerderecht

Betroffene haben ferner das Recht sich bei einer Aufsichtsbehörde über die HWR Berlin zu beschweren. Die zuständige Aufsichtsbehörde im Land Berlin ist

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit

Friedrichstr. 219 10969 Berlin

mailbox@datenschutz-berlin.de

4.5.  Datensicherheit

Um die Sicherheit Ihrer Daten angemessen und umfassend bei der Verarbeitung und insbesondere der Übertragung zu schützen, verwenden wir, soweit erforderlich und orientiert am aktuellen Stand der Technik, entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten. Hierzu zählen insb. die Beschränkung des Zugriffs auf die Aufzeichnung per Login über den HWR-Account. Die Kommunikation des Webbrowsers und Clients mit dem Microsoft-Server erfolgt verschlüsselt per https.

5.      Stand, Änderungen und Geltung der allgemeinen Datenschutzerklärung

Diese allgemeine Datenschutzerklärung hat den Stand 08/2022. Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung regelmäßig zu aktualisieren, um den aktuellen rechtlichen Anforderungen und technischen Änderungen Rechnung zu tragen sowie um unsere Dienstleistungen und Angebote datenschutzkonform umzusetzen. Wir informieren Sie bei wesentlichen Änderungen der rechtlichen Rahmenbedingungen. Ergeben sich Änderungen die einer erneuten Einwilligung bedürfen, werden wir eine hierauf angepasste Einwilligung und Datenschutzerklärung an Sie versenden.

[1] https://datenschutz.hwr-berlin.de/datenschutzerklaerungen/

[2] https://dsgvo2.ds-manager.net/jd8g73mg9/anfrage_meldung.html?key=5oZEoda8bochZmO9